Polityka prywatności

1. Ochrona danych w skrócie

Ochrona danych osobowych jest dla nas ważna.

W niniejszej polityce prywatności informujemy Cię, jakie dane osobowe są przetwarzane podczas korzystania z SeaFly.ai, w jakim celu to się odbywa, komu dane mogą być ujawnione oraz jakie prawa mają osoby, których dane dotyczą.

Dane osobowe to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.

SeaFly.ai nie jest jedynie platformą pośredniczącą. Jako cyfrowy spedytor (e-spedytor) organizujemy usługi transportowe i logistyczne oraz korzystamy z sieci spedytorów, przewoźników, firm transportowych i innych wyspecjalizowanych dostawców usług, aby je zrealizować.

2. Administrator

Administratorem odpowiedzialnym za przetwarzanie danych w rozumieniu ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) jest:

KREATIVAGENTUR Subotic
SeaFly.ai jest usługą KREATIVAGENTUR Subotic.

Stöberlstrasse 80
80686 Monachium
Niemcy

Email do zapytań dotyczących ochrony danych:
privacy@seafly.ai

3. Czym jest SeaFly.ai

SeaFly.ai prowadzi działalność w zakresie cyfrowego spedycji (e-spedycja).

Za pośrednictwem SeaFly klienci mogą zlecać i rezerwować usługi transportowe i logistyczne, w szczególności w obszarach:

• transport drogowy
• transport pojazdów
• transport morski
• transport lotniczy
• transport kombinowany lub multimodalny
• usług logistycznych uzupełniających

za pośrednictwem platformy.

W tym celu SeaFly szczególnie zajmuje się:

• odbieraniem zgłoszeń transportowych,
• przeglądaniem i strukturyzowaniem zgłoszeń,
• wyborem odpowiednich partnerów transportowych i logistycznych,
• uzyskiwaniem i obliczaniem ofert,
• organizowaniem realizacji transportu,
• komunikowaniem się z klientami i partnerami,
• obsługą zamówień,
• wymianą dokumentów,
• przetwarzaniem płatności,
• towarzyszeniem zamówieniu transportowemu aż do jego zakończenia.

SeaFly działa jako centralny punkt kontaktowy dla klienta w sprawie zamówionej usługi transportowej.

Możemy korzystać z niezależnych partnerów i podwykonawców do realizacji poszczególnych usług.

4. Nasi partnerzy i podwykonawcy

Aby realizować zamówienia transportowe i logistyczne, SeaFly współpracuje z niezależnymi firmami i dostawcami usług.

W naszym systemie są one czasami określane jako „partnerzy”.

Mogą to być w szczególności:

• spedytorzy
• przewoźnicy
• firmy transportowe
• przewoźnicy pojazdów
• brokerzy frachtowi
• firmy logistyczne
• linie żeglugowe lub ich dostawcy usług
• firmy frachtu lotniczego
• agenci frachtu lotniczego
• firmy zajmujące się obsługą
• firmy magazynowe i przeładunkowe
• agenci celni
• firmy ubezpieczeniowe
• pośrednicy ubezpieczeniowi
• inni dostawcy usług niezbędni do realizacji zamówienia transportowego

Odpowiedni partnerzy mogą otrzymywać zgłoszenia transportowe i składać oferty do SeaFly na realizację poszczególnych usług.

Klient płaci SeaFly za uzgodnioną usługę transportową.

Partnerzy lub podwykonawcy zleceni przez SeaFly wystawiają faktury za swoje usługi do SeaFly.

5. Jakie dane osobowe przetwarzamy

W zależności od sposobu korzystania z SeaFly, mogą być przetwarzane różne dane.

5.1 Dane konta i dane podstawowe

Mogą to być w szczególności:

• imię i nazwisko
• adres e-mail
• numer telefonu
• adres
• nazwa użytkownika
• rola użytkownika
• data rejestracji
• status weryfikacji e-maila
• informacje o logowaniu i bezpieczeństwie

6. Dane firmy

Dla użytkowników biznesowych i partnerów mogą być również przetwarzane następujące dane:

• nazwa firmy
• adres firmy
• typ firmy
• strona internetowa
• osoba kontaktowa
• oferowane usługi
• kategorie transportu
• informacje z rejestru handlowego
• Numer identyfikacyjny VAT
• dowód ubezpieczenia
• zezwolenia
• certyfikaty
• dane tożsamości i weryfikacji
• dokumenty firmy

Te dane mogą być również wykorzystywane do przeglądu i zatwierdzania firm partnerskich.

7. Dane dotyczące transportu i frachtu

Gdy składany jest wniosek o transport, mogą być przetwarzane w szczególności następujące informacje:

• miejsce odbioru
• cel
• adres odbioru
• adres dostawy
• pożądany okres transportu
• tryb transportu
• informacje o towarach
• typ pojazdu
• model pojazdu
• dane pojazdu
• wymiary
• waga
• liczba palet lub paczek
• informacje o kontenerze
• informacje o transporcie morskim lub lotniczym
• specjalne wymagania
• informacje o załadunku
• informacje o wysyłce i dostawie

Staramy się żądać tylko informacji, które są rzeczywiście potrzebne dla danego trybu transportu.

8. Komunikacja i dane czatu

Gdy użytkownicy komunikują się za pośrednictwem SeaFly, przetwarzamy treść przesyłaną w tym procesie.

Obejmuje to w szczególności:

• wiadomości czatu
• wiadomości do SeaFly
• komunikację z partnerami
• pytania i odpowiedzi
• komunikację o ofertach
• zapytania o transporty
• informacje o realizacji zamówienia

Komunikacja może być częściowo wspierana, analizowana, strukturyzowana lub tłumaczona przez sztuczną inteligencję.

9. Dokumenty i pliki

Pliki i dokumenty mogą być przesyłane w związku z zamówieniem transportowym.

Mogą to być w szczególności:

• dokumenty pojazdów
• dokumenty transportowe
• listy przewozowe CMR
• konosamenty
• listy przewozowe lotnicze
• pełnomocnictwa
• dokumenty celne
• obrazy
• dokumenty ubezpieczeniowe
• dokumenty firmy
• faktury
• inne dokumenty związane z zamówieniem

Użytkownicy powinni przesyłać tylko dokumenty i dane osobowe, które są wymagane dla danego transportu lub jego realizacji.

10. Oferta, rezerwacja i dane zamówienia

W ramach naszych usług mogą być przetwarzane w szczególności:

• zapytania transportowe
• przesłane oferty
• ceny ofert
• zaakceptowane oferty
• rezerwacje
• numery zamówień
• status transportu
• historia przesyłek
• status płatności
• status dokumentów
• status odbioru
• status dostawy
• informacje o kierowcach i pojazdach
• wiadomości związane z zamówieniem

11. Dane dotyczące płatności i faktur

W przypadku płatnych usług transportowych przetwarzamy dane do płatności i fakturowania.

Mogą one obejmować:

• adres do faktury
• kwotę faktury
• status płatności
• czas płatności
• numer transakcji
• metodę płatności
• dane faktury
• noty kredytowe
• wyciągi

Rzeczywiste przetwarzanie płatności może być realizowane przez zewnętrznych dostawców usług płatniczych.

Dane płatności mogą być przetwarzane bezpośrednio przez odpowiedniego dostawcę usług płatniczych.

SeaFly zasadniczo otrzymuje tylko informacje niezbędne do przypisania i przetworzenia płatności.

12. Dane techniczne

Podczas odwiedzania naszej strony internetowej lub platformy dane techniczne mogą być przetwarzane automatycznie.

Mogą to być w szczególności:

• adres IP
• data i godzina
• odwiedzane strony
• typ przeglądarki
• wersja przeglądarki
• system operacyjny
• informacje o urządzeniu
• adres URL odsyłacza
• ID sesji
• informacje logowania
• dzienniki bezpieczeństwa

Dane te są szczególnie wymagane do technicznej obsługi i bezpieczeństwa platformy.

13. Cele przetwarzania danych

Przetwarzamy dane osobowe w szczególności w następujących celach:

• działalność SeaFly.ai
• świadczenie kont użytkowników
• przyjmowanie wniosków transportowych
• przegląd i przetwarzanie wniosków transportowych
• organizacja usług transportowych
• wybór odpowiednich partnerów i podwykonawców
• uzyskiwanie i obliczanie ofert
• zawieranie umów
• realizacja zleceń transportowych
• zarządzanie zamówieniami
• komunikacja
• wymiana dokumentów
• przetwarzanie płatności
• fakturowanie
• rozliczenia z partnerami
• śledzenie przesyłek
• informacje o statusie
• wsparcie klienta
• weryfikacja partnerów
• zapobieganie oszustwom i nadużyciom
• bezpieczeństwo IT
• wykonywanie obowiązków prawnych
• egzekwowanie lub obrona roszczeń prawnych

14. Podstawy prawne

Dane osobowe są przetwarzane w szczególności na podstawie następujących przepisów.

Art. 6 (1) (b) RODO

Przetwarzanie jest wymagane, gdy jest niezbędne do wykonania umowy lub do działań przedumownych.

Dotyczy to w szczególności:

• zapytania transportowe
• przygotowania ofert
• rezerwacje
• zamówienia transportowe
• kont użytkowników
• komunikacja
• wymiana dokumentów
• przetwarzanie płatności
• obsługi zamówień

Art. 6 (1) (c) RODO

Dane są przetwarzane, gdy jesteśmy do tego prawnie zobowiązani.

Dotyczy to na przykład:

• obowiązków przechowywania na podstawie prawa podatkowego
• obowiązków przechowywania na podstawie prawa handlowego
• ustawowych obowiązków dostarczania dowodów

Art. 6 (1) (f) RODO

Przetwarzanie może mieć miejsce, jeśli jest to konieczne do zabezpieczenia naszych uzasadnionych interesów i nie przeważają żadne nadrzędne interesy ani podstawowe prawa osoby, której dane dotyczą.

Należą do nich w szczególności:

• bezpieczeństwo naszej platformy
• ochrona przed oszustwami
• zapobieganie nadużyciom
• stabilność systemów
• ochrona przed atakami cybernetycznymi
• optymalizacja procesów operacyjnych
• egzekwowanie roszczeń prawnych

Art. 6 (1) (a) RODO

Gdzie przetwarzanie wymaga zgody, odbywa się to tylko po udzieleniu odpowiedniej zgody.

Może to dotyczyć w szczególności:

• opcjonalne funkcje analityczne
• marketing
• niektóre pliki cookie lub technologie śledzenia
• newslettery

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie ze skutkiem na przyszłość.

15. Asystent AI do transportu

SeaFly korzysta z asystenta transportowego wspieranego przez AI.

W szczególności może być używany do:

• rozumienia zapytań transportowych,
• strukturyzowania informacji z wiadomości,
• identyfikowania środków transportu,
• żądania niezbędnych informacji,
• przypisywania danych do zapytania,
• podsumowywania wiadomości,
• tłumaczenia komunikacji,
• wsparcia klientów i partnerów w obsłudze zamówień.

W tym celu wiadomości wprowadzane przez użytkownika oraz informacje niezbędne do danego procesu mogą być przetwarzane automatycznie.

Użytkownicy nie powinni wprowadzać żadnych danych osobowych ani poufnych informacji w czacie, które nie są wymagane do danego procesu transportowego.

W zakresie, w jakim korzysta się z zewnętrznych dostawców usług AI, przetwarzanie odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych oraz odpowiednimi umowami.

16. Ujawnienie danych zapytania potencjalnym partnerom

Aby SeaFly mogło obliczyć i zorganizować usługi transportowe, odpowiednim partnerom mogą być udostępnione określone dane zapytania transportowego.

Zanim partner zostanie konkretnie zlecony, zasadniczo udostępniane są tylko te informacje, które są niezbędne do przeglądu i obliczenia zamówienia.

Może to obejmować w szczególności:

• tryb transportu
• miejsce lub region odbioru
• cel lub region docelowy
• rodzaj towarów do przewozu
• typ pojazdu
• wymiary i waga, jeśli to konieczne
• okres transportu
• specjalne wymagania transportowe

Potencjalni partnerzy zasadniczo nie powinni mieć nieograniczonego dostępu do wszystkich danych osobowych klienta.

W szczególności pełne dane kontaktowe, prywatne dokumenty lub dane osobowe, które nie są wymagane, nie są automatycznie udostępniane wszystkim potencjalnym partnerom.

17. Ujawnienie po zleceniu partnera

Gdy SeaFly zleca partnerowi lub podwykonawcy wykonanie zamówienia transportowego, mogą być udostępnione dalsze informacje.

Dzieje się to tylko w zakresie, w jakim informacje są niezbędne do konkretnego wykonania zamówienia.

Może to obejmować w szczególności:

• pełny adres odbioru
• pełny adres dostawy
• imię i nazwisko osoby kontaktowej
• numer telefonu
• adres e-mail
• dane pojazdu
• dokumenty pojazdu
• dokumenty transportowe
• pełnomocnictwa
• dokumenty celne
• informacje o odbiorze
• informacje o dostawie
• inne informacje niezbędne do realizacji

Inni partnerzy, którzy nie zostali zlecenie, nie mają dostępu do tych danych i dokumentów związanych z zamówieniem.

18. Przetwarzanie płatności między klientem, SeaFly i partnerem

Klient zawiera umowę na zarezerwowaną usługę transportową za pośrednictwem SeaFly.

Płatność klienta jest dokonywana na rzecz SeaFly.

SeaFly następnie zleca odpowiednich partnerów i podwykonawców lub robi to w trakcie realizacji zamówienia.

Partnerzy zlecenie przez SeaFly wystawiają faktury za swoje usługi na rzecz SeaFly.

W tym kontekście dane osobowe są przetwarzane lub ujawniane tylko w zakresie, w jakim jest to niezbędne do:

• realizacji umowy,
• przetwarzania płatności,
• fakturowania,
• księgowości,
• realizacji transportu

i tylko w zakresie wymaganym.

19. Komunikacja e-mailowa

Używamy adresów e-mail w szczególności do:

• aktywacji konta
• weryfikacji e-maila
• kodów logowania i zabezpieczeń
• resetowania hasła
• zapytania transportowe
• informacji o ofertach
• nowych ofert
• zapytania
• potwierdzeń rezerwacji
• informacji o płatności
• nowych wiadomości
• wniosków o dokumenty
• zmian statusu
• przypomnień
• informacje o realizacji zamówienia

Te wiadomości mogą być niezbędne do realizacji umowy lub wniosku transportowego.

Reklamy i biuletyny są wysyłane tylko wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna do tego.

20. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą – w razie potrzeby – być ujawniane w szczególności następującym kategoriom odbiorców:

• spedytorzy wybrani przez SeaFly
• przewoźnicy
• firmy transportowe
• brokerzy frachtowi
• linie żeglugowe i ich dostawcy usług
• firmy frachtu lotniczego
• firmy zajmujące się obsługą
• usługi celne i logistyczne
• firmy magazynowe
• firmy ubezpieczeniowe
• dostawcy usług płatniczych
• dostawcy hostingu
• Dostawcy usług IT
• dostawcy usług e-mail
• dostawcy usług AI
• dostawcy usług księgowych
• doradcy podatkowi
• doradcy prawni
• organy i instytucje publiczne, o ile istnieje obowiązek prawny

Dane są ujawniane tylko wtedy, gdy istnieje podstawa prawna do tego lub gdy dane są wymagane do wykonania zlecenia.

21. Hosting i pliki dziennika serwera

SeaFly działa na systemach IT lub serwerach dostawcy usług hostingowych.

Gdy nasza platforma jest odwiedzana, informacje techniczne mogą być automatycznie przechowywane w plikach dziennika serwera.

Może to obejmować w szczególności:

• adres IP
• czas dostępu
• strona uzyskana
• przeglądarka
• system operacyjny
• adres URL odsyłacza
• informacje o stanie technicznym

Przetwarzanie odbywa się w szczególności w celu:

• zapewnienia technicznej operacyjności
• analiza błędów
• bezpieczeństwo IT
• obrona przed atakami

Podstawą prawną jest w szczególności art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Naszym uzasadnionym interesem jest bezpieczne i niezawodne działanie naszej platformy.

Konkretna firma hostingowa oraz, w stosownych przypadkach, jej lokalizacja serwera zostaną tutaj dodane.

22. Pliki cookie i podobne technologie

SeaFly może używać plików cookie i porównywalnych technologii.

Technicznie niezbędne pliki cookie

Technicznie niezbędne pliki cookie są wymagane, na przykład, do:

• logowania
• zarządzania sesją
• funkcji zabezpieczeń
• ustawień językowych
• kont użytkowników
• procesów rezerwacji

Umożliwiają podstawowe funkcje platformy.

Opcjonalne pliki cookie

O ile używane są technologie analityczne, marketingowe lub inne nieistotne, a zgoda jest prawnie wymagana, są one aktywowane tylko po udzieleniu odpowiedniej zgody.

Udzielona zgoda może być zmieniana lub wycofywana w dowolnym momencie za pomocą ustawień plików cookie.

23. Okres przechowywania

Dane osobowe są przechowywane tylko tak długo, jak jest to konieczne do danego celu.

Dane konta są zasadniczo przechowywane tak długo, jak istnieje konto użytkownika.

Dane transportowe i zamówienia mogą być przechowywane tak długo, jak jest to konieczne do:

• realizacji zamówienia,
• dostarczanie dowodów,
• przetwarzanie skarg,
• wnoszenie lub obrona roszczeń

w indywidualnym przypadku.

Dane dotyczące faktur, rezerwacji i płatności mogą być przechowywane dłużej z powodu ustawowych obowiązków przechowywania zgodnie z prawem handlowym i podatkowym.

Dokumenty są usuwane, gdy tylko przestają być potrzebne do realizacji zamówienia lub z powodu wymogów prawnych.

Dane logów technicznych są przechowywane tylko tak długo, jak są potrzebne do celów bezpieczeństwa i dowodowych.

Jeśli użytkownik zażąda usunięcia swojego konta, dane są usuwane, chyba że ustawowe obowiązki przechowywania lub inne powody prawne uniemożliwiają usunięcie.

RODO generalnie wymaga, aby dane osobowe nie były przechowywane dłużej niż to konieczne dla danego celu.

24. Przekazywanie danych poza UE lub EOG

Niektórzy dostawcy usług mogą mieć siedzibę poza Unią Europejską lub Europejskim Obszarem Gospodarczym lub przetwarzać dane tam.

Dane osobowe są przekazywane do tzw. krajów trzecich tylko wtedy, gdy spełnione są wymogi prawne.

Mogą to być w szczególności:

• decyzje o adekwatności Komisji Europejskiej
• standardowe klauzule umowne UE
• inne odpowiednie zabezpieczenia zgodnie z art. 46 RODO
• inne wymogi prawne

W zakresie, w jakim poszczególni dostawcy usług przetwarzają dane poza UE lub EOG, informujemy o tym w odpowiedniej sekcji niniejszej polityki prywatności.

25. Przetwarzanie zautomatyzowane i AI

SeaFly wykorzystuje zautomatyzowane systemy i sztuczną inteligencję do wspierania procesów wewnętrznych.

Mogą to być w szczególności:

• identyfikacja trybu transportu
• analiza zapytań transportowych
• strukturyzacja informacji
• przypisanie do kategorii transportowych
• wybór ogólnie odpowiednich grup partnerów
• tłumaczenie wiadomości
• przygotowanie sugerowanych odpowiedzi
• podsumowywanie informacji

Systemy są generalnie wykorzystywane do wspierania naszych procesów.

Jeśli zostanie użyta wyłącznie zautomatyzowana decyzja w rozumieniu art. 22 RODO, która wywołuje skutki prawne dotyczące osoby lub w podobny sposób znacząco ją wpływa, osoby, których to dotyczy, zostaną o tym poinformowane oddzielnie.

26. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa w celu ochrony danych osobowych.

Należą do nich środki chroniące przed:

• nieautoryzowanym dostępem
• manipulacją
• utrata
• zniszczeniem
• nieautoryzowanym ujawnieniem
• nadużywaniem

Transmisja danych między przeglądarką a SeaFly jest zasadniczo szyfrowana za pomocą TLS/SSL.

27. Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z wymogami ustawowymi, osoby, których dane dotyczą, mają w szczególności następujące prawa:

• prawo dostępu zgodnie z art. 15 RODO
• prawo do sprostowania zgodnie z art. 16 RODO
• prawo do usunięcia zgodnie z art. 17 RODO
• prawo do ograniczenia przetwarzania zgodnie z art. 18 RODO
• prawo do przenoszenia danych zgodnie z art. 20 RODO
• prawo do sprzeciwu zgodnie z art. 21 RODO
• prawo do wycofania zgody udzielonej
• prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych

RODO wymaga również, aby osoby, których dane dotyczą, były informowane o celach, podstawach prawnych, odbiorcach lub kategoriach odbiorców oraz okresie przechowywania.

Zapytania dotyczące ochrony danych można wysyłać na adres:

privacy@seafly.ai

28. Wycofanie zgody

Gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie, można je wycofać w dowolnym momencie ze skutkiem na przyszłość.

Zgodność z prawem przetwarzania dokonanego do momentu wycofania pozostaje nienaruszona.

29. Prawo do sprzeciwu

Gdy dane osobowe są przetwarzane na podstawie art. 6 (1) (f) RODO, istnieje prawo do sprzeciwu na warunkach ustawowych.

W przypadku marketingu bezpośredniego możesz w każdej chwili sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych w celach reklamowych.

30. Prawo do złożenia skargi

Osoby, których dane dotyczą, mają prawo do złożenia skargi do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych.

W szczególności skargę można złożyć do organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych w miejscu stałego zamieszkania, miejscu pracy lub miejscu domniemanego naruszenia ochrony danych.

31. Konieczność podania niektórych informacji

Niektóre dane są wymagane, abyśmy mogli przetwarzać wnioski transportowe lub realizować umowy.

Mogą to być na przykład:

• dane kontaktowe
• miejsce odbioru
• cel
• informacje o towarach
• informacje istotne dla fakturowania

Bez tych informacji transport może nie być możliwy do zaoferowania lub zrealizowania.

Inne informacje są dobrowolne.

32. Zmiany w tej polityce prywatności

Możemy dostosować tę politykę prywatności, jeśli zmieni się coś z poniższych:

• nasze usługi,
• procesy techniczne,
• wykorzystywane dostawcy usług,
• wymogi prawne

w istotny sposób.

Obowiązuje aktualna wersja opublikowana na SeaFly.ai.

Stan na: październik 2026