Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Der Schutz personenbezogener Daten ist uns wichtig.

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir darüber, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung von SeaFly.ai verarbeitet werden, zu welchen Zwecken dies geschieht, an wen Daten weitergegeben werden können und welche Rechte betroffene Personen haben.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

SeaFly.ai ist keine reine Vermittlungsplattform. Wir organisieren als digitale Spedition beziehungsweise eSpedition Transport- und Logistikleistungen und greifen zur Durchführung auf ein Netzwerk aus Speditionen, Frachtführern, Transportunternehmen und weiteren spezialisierten Dienstleistern zurück.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

KREATIVAGENTUR Subotic
SeaFly.ai ist ein Angebot der KREATIVAGENTUR Subotic.

Stöberlstrasse 80
80686 München
Deutschland

E-Mail für Datenschutzanfragen:
privacy@seafly.ai

3. Was SeaFly.ai ist

SeaFly.ai betreibt eine digitale Spedition beziehungsweise eSpedition.

Über SeaFly können Kunden Transport- und Logistikleistungen insbesondere in den Bereichen:

• Straßentransport
• Fahrzeugtransport
• Seefracht
• Luftfracht
• kombinierter beziehungsweise multimodaler Transport
• ergänzende Logistikleistungen

anfragen und buchen.

SeaFly übernimmt dabei insbesondere:

• die Entgegennahme von Transportanfragen,
• die Prüfung und Strukturierung der Anfragen,
• die Auswahl geeigneter Transport- und Logistikpartner,
• die Einholung und Kalkulation von Angeboten,
• die Organisation der Transportdurchführung,
• die Kommunikation mit Kunden und Partnern,
• die Auftragsabwicklung,
• den Dokumentenaustausch,
• die Zahlungsabwicklung,
• die Begleitung des Transportauftrags bis zum Abschluss.

SeaFly tritt gegenüber dem Kunden als zentraler Ansprechpartner für die gebuchte Transportleistung auf.

Zur Durchführung einzelner Leistungen können wir selbstständige Partner und Subunternehmer einsetzen.

4. Unsere Partner und Subunternehmer

Zur Durchführung von Transport- und Logistikaufträgen arbeitet SeaFly mit selbstständigen Unternehmen und Dienstleistern zusammen.

Diese werden innerhalb unseres Systems teilweise als „Partner“ bezeichnet.

Dazu können insbesondere gehören:

• Speditionen
• Frachtführer
• Transportunternehmen
• Fahrzeugtransporteure
• Frachtmakler
• Logistikunternehmen
• Reedereien beziehungsweise deren Dienstleister
• Luftfrachtunternehmen
• Luftfrachtagenten
• Handlingunternehmen
• Lager- und Umschlagsunternehmen
• Zollagenten
• Versicherungsunternehmen
• Versicherungsvermittler
• sonstige zur Durchführung eines Transportauftrags erforderliche Dienstleister

Geeignete Partner können Transportanfragen erhalten und gegenüber SeaFly Angebote für die Durchführung einzelner Leistungen abgeben.

Der Kunde zahlt die vereinbarte Transportleistung an SeaFly.

Von SeaFly beauftragte Partner beziehungsweise Subunternehmer rechnen ihre Leistungen gegenüber SeaFly ab.

5. Welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten

Je nachdem, wie SeaFly genutzt wird, können unterschiedliche Daten verarbeitet werden.

5.1 Account- und Stammdaten

Dazu können insbesondere gehören:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Anschrift
• Benutzername
• Benutzerrolle
• Registrierungsdatum
• Status der E-Mail-Verifizierung
• Login- und Sicherheitsinformationen

6. Unternehmensdaten

Bei gewerblichen Nutzern und Partnern können zusätzlich verarbeitet werden:

• Firmenname
• Firmenanschrift
• Unternehmensart
• Website
• Ansprechpartner
• angebotene Leistungen
• Transportkategorien
• Handelsregisterinformationen
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Versicherungsnachweise
• Genehmigungen
• Zertifikate
• Identitäts- und Verifizierungsdaten
• Unternehmensdokumente

Diese Daten können auch zur Prüfung und Freischaltung von Partnerunternehmen verwendet werden.

7. Transport- und Frachtdaten

Bei einer Transportanfrage können insbesondere folgende Informationen verarbeitet werden:

• Abholort
• Zielort
• Abholadresse
• Lieferadresse
• gewünschter Transportzeitraum
• Transportart
• Angaben zum Transportgut
• Fahrzeugtyp
• Fahrzeugmodell
• Fahrzeugdaten
• Maße
• Gewicht
• Anzahl von Paletten oder Packstücken
• Containerinformationen
• Angaben zu See- oder Luftfracht
• besondere Anforderungen
• Ladeinformationen
• Versand- und Lieferinformationen

Wir bemühen uns, nur solche Informationen abzufragen, die für die jeweilige Transportart tatsächlich erforderlich sind.

8. Kommunikations- und Chatdaten

Wenn Nutzer über SeaFly kommunizieren, verarbeiten wir die dabei übermittelten Inhalte.

Dazu gehören insbesondere:

• Chatnachrichten
• Nachrichten an SeaFly
• Kommunikation mit Partnern
• Fragen und Antworten
• Angebotskommunikation
• Rückfragen zu Transporten
• Informationen zur Auftragsabwicklung

Die Kommunikation kann teilweise durch künstliche Intelligenz unterstützt, analysiert, strukturiert oder übersetzt werden.

9. Dokumente und Dateien

Im Zusammenhang mit einem Transportauftrag können Dateien und Dokumente hochgeladen werden.

Dazu können insbesondere gehören:

• Fahrzeugpapiere
• Transportdokumente
• CMR-Frachtbriefe
• Bill of Lading
• Air Waybill
• Vollmachten
• Zollunterlagen
• Bilder
• Versicherungsunterlagen
• Unternehmensunterlagen
• Rechnungen
• sonstige auftragsbezogene Dokumente

Nutzer sollten nur solche Dokumente und personenbezogenen Daten übermitteln, die für den jeweiligen Transport oder dessen Abwicklung erforderlich sind.

10. Angebots-, Buchungs- und Auftragsdaten

Im Rahmen unserer Dienstleistungen können insbesondere verarbeitet werden:

• Transportanfragen
• abgegebene Angebote
• Angebotspreise
• angenommene Angebote
• Buchungen
• Auftragsnummern
• Transportstatus
• Sendungsverlauf
• Zahlungsstatus
• Dokumentenstatus
• Abholstatus
• Lieferstatus
• Angaben zu Fahrern und Fahrzeugen
• auftragsbezogene Nachrichten

11. Zahlungs- und Rechnungsdaten

Bei kostenpflichtigen Transportleistungen verarbeiten wir Daten zur Zahlungs- und Rechnungsabwicklung.

Dazu können gehören:

• Rechnungsadresse
• Rechnungsbetrag
• Zahlungsstatus
• Zahlungszeitpunkt
• Transaktionsnummer
• Zahlungsart
• Rechnungsdaten
• Gutschriften
• Abrechnungen

Die eigentliche Zahlungsabwicklung kann über externe Zahlungsdienstleister erfolgen.

Dabei können Zahlungsdaten unmittelbar durch den jeweiligen Zahlungsdienstleister verarbeitet werden.

SeaFly erhält grundsätzlich nur die Informationen, die zur Zuordnung und Abwicklung der Zahlung notwendig sind.

12. Technische Daten

Beim Besuch unserer Website beziehungsweise Plattform können automatisch technische Daten verarbeitet werden.

Dazu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit
• aufgerufene Seiten
• Browsertyp
• Browserversion
• Betriebssystem
• Geräteinformationen
• Referrer-URL
• Session-ID
• Login-Informationen
• Sicherheitsprotokolle

Diese Daten werden insbesondere für den technischen Betrieb und die Sicherheit der Plattform benötigt.

13. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Betrieb von SeaFly.ai
• Bereitstellung von Benutzerkonten
• Entgegennahme von Transportanfragen
• Prüfung und Bearbeitung von Transportanfragen
• Organisation von Transportleistungen
• Auswahl geeigneter Partner und Subunternehmer
• Einholung und Kalkulation von Angeboten
• Vertragsabschluss
• Durchführung von Transportaufträgen
• Auftragsverwaltung
• Kommunikation
• Dokumentenaustausch
• Zahlungsabwicklung
• Rechnungsstellung
• Abrechnung mit Partnern
• Sendungsverfolgung
• Statusinformationen
• Kundensupport
• Partnerverifizierung
• Betrugs- und Missbrauchsprävention
• IT-Sicherheit
• Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen
• Durchsetzung beziehungsweise Abwehr rechtlicher Ansprüche

14. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere auf Grundlage folgender Vorschriften.

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Die Verarbeitung ist erforderlich, wenn sie zur Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen notwendig ist.

Dies betrifft insbesondere:

• Transportanfragen
• Angebotserstellung
• Buchungen
• Transportaufträge
• Benutzerkonten
• Kommunikation
• Dokumentenaustausch
• Zahlungsabwicklung
• Auftragsabwicklung

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

Daten werden verarbeitet, wenn wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind.

Dies betrifft beispielsweise:

• steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten
• handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten
• gesetzliche Nachweispflichten

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Eine Verarbeitung kann erfolgen, wenn sie zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person entgegenstehen.

Dazu gehören insbesondere:

• Sicherheit unserer Plattform
• Schutz vor Betrug
• Missbrauchsprävention
• Stabilität der Systeme
• Schutz vor Cyberangriffen
• Optimierung betrieblicher Abläufe
• Durchsetzung rechtlicher Ansprüche

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

Wenn eine Verarbeitung eine Einwilligung voraussetzt, erfolgt sie erst nach entsprechender Einwilligung.

Dies kann insbesondere gelten für:

• optionale Analysefunktionen
• Marketing
• bestimmte Cookies oder Tracking-Technologien
• Newsletter

Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

15. KI-Frachtassistent

SeaFly verwendet einen KI-gestützten Frachtassistenten.

Dieser kann insbesondere eingesetzt werden, um:

• Transportanfragen zu verstehen,
• Angaben aus Nachrichten zu strukturieren,
• Transportarten zu erkennen,
• erforderliche Informationen abzufragen,
• Daten einer Anfrage zuzuordnen,
• Nachrichten zusammenzufassen,
• Kommunikation zu übersetzen,
• Kunden und Partner bei der Abwicklung zu unterstützen.

Hierzu können die vom Nutzer eingegebenen Nachrichten und die für den jeweiligen Vorgang notwendigen Informationen automatisiert verarbeitet werden.

Nutzer sollten keine personenbezogenen oder vertraulichen Informationen in den Chat eingeben, die für den jeweiligen Transportvorgang nicht erforderlich sind.

Soweit hierfür externe KI-Dienstleister eingesetzt werden, erfolgt die Verarbeitung unter Beachtung der geltenden Datenschutzvorschriften und entsprechender vertraglicher Vereinbarungen.

16. Weitergabe von Anfragedaten an mögliche Partner

Damit SeaFly Transportleistungen kalkulieren und organisieren kann, können passende Partner Zugriff auf bestimmte Daten einer Transportanfrage erhalten.

Vor einer konkreten Beauftragung eines Partners werden grundsätzlich nur solche Angaben bereitgestellt, die zur Prüfung und Kalkulation des Auftrags erforderlich sind.

Dazu können insbesondere gehören:

• Transportart
• Abholort oder Abholregion
• Zielort oder Zielregion
• Art des Transportguts
• Fahrzeugtyp
• Maße und Gewicht, soweit erforderlich
• Transportzeitraum
• besondere Transportanforderungen

Potenzielle Partner sollen dabei grundsätzlich keinen uneingeschränkten Zugriff auf sämtliche persönlichen Informationen des Kunden erhalten.

Insbesondere vollständige Kontaktdaten, private Dokumente oder nicht erforderliche personenbezogene Informationen werden nicht automatisch allen möglichen Partnern bereitgestellt.

17. Weitergabe nach Beauftragung eines Partners

Sobald SeaFly einen Partner beziehungsweise Subunternehmer mit der Durchführung eines Transportauftrags beauftragt, können weitere Informationen bereitgestellt werden.

Dies geschieht nur, soweit die Informationen für die konkrete Durchführung des Auftrags erforderlich sind.

Dazu können insbesondere gehören:

• vollständige Abholadresse
• vollständige Lieferadresse
• Name des Ansprechpartners
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Fahrzeugdaten
• Fahrzeugdokumente
• Transportdokumente
• Vollmachten
• Zollunterlagen
• Abholinformationen
• Lieferinformationen
• weitere für die Durchführung notwendige Angaben

Andere, nicht beauftragte Partner erhalten keinen Zugriff auf diese auftragsbezogenen Daten und Dokumente.

18. Zahlungsabwicklung zwischen Kunde, SeaFly und Partner

Der Kunde schließt die gebuchte Transportleistung über SeaFly ab.

Die Zahlung des Kunden erfolgt an SeaFly.

SeaFly beauftragt anschließend beziehungsweise im Rahmen der Auftragsabwicklung geeignete Partner und Subunternehmer.

Die von SeaFly beauftragten Partner rechnen ihre Leistungen gegenüber SeaFly ab.

Personenbezogene Daten werden in diesem Zusammenhang nur verarbeitet beziehungsweise weitergegeben, soweit dies zur:

• Vertragsabwicklung,
• Zahlungsabwicklung,
• Rechnungsstellung,
• Buchhaltung,
• Transportdurchführung

notwendig ist.

19. E-Mail-Kommunikation

Wir verwenden E-Mail-Adressen insbesondere für:

• Kontoaktivierung
• E-Mail-Verifizierung
• Login- und Sicherheitscodes
• Passwortzurücksetzung
• Transportanfragen
• Angebotsinformationen
• neue Angebote
• Rückfragen
• Buchungsbestätigungen
• Zahlungsinformationen
• neue Nachrichten
• Dokumentenanfragen
• Statusänderungen
• Erinnerungen
• Informationen zur Auftragsabwicklung

Diese Nachrichten können für die Durchführung des Vertrags beziehungsweise der Transportanfrage erforderlich sein.

Werbung und Newsletter werden nur versendet, wenn hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.

20. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten können – soweit erforderlich – insbesondere an folgende Empfängerkategorien weitergegeben werden:

• von SeaFly ausgewählte Speditionen
• Frachtführer
• Transportunternehmen
• Frachtmakler
• Reedereien und deren Dienstleister
• Luftfrachtunternehmen
• Handlingunternehmen
• Zoll- und Logistikdienstleister
• Lagerunternehmen
• Versicherungsunternehmen
• Zahlungsdienstleister
• Hostinganbieter
• IT-Dienstleister
• E-Mail-Dienstleister
• KI-Dienstleister
• Buchhaltungsdienstleister
• Steuerberater
• Rechtsberater
• Behörden und öffentliche Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht

Eine Weitergabe erfolgt nur, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht oder die Daten zur Durchführung eines Auftrags erforderlich sind.

21. Hosting und Server-Logfiles

SeaFly wird auf IT-Systemen beziehungsweise Servern eines Hostingdienstleisters betrieben.

Beim Zugriff auf unsere Plattform können automatisch technische Informationen in Server-Logfiles gespeichert werden.

Dazu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse
• Zeitpunkt des Zugriffs
• aufgerufene Seite
• Browser
• Betriebssystem
• Referrer-URL
• technische Statusinformationen

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur:

• Sicherstellung des technischen Betriebs
• Fehleranalyse
• IT-Sicherheit
• Abwehr von Angriffen

Rechtsgrundlage ist insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse besteht im sicheren und zuverlässigen Betrieb unserer Plattform.

Der konkrete Hostinganbieter und gegebenenfalls dessen Serverstandort werden hier ergänzt.

22. Cookies und ähnliche Technologien

SeaFly kann Cookies und vergleichbare Technologien einsetzen.

Technisch notwendige Cookies

Technisch notwendige Cookies werden beispielsweise benötigt für:

• Login
• Sitzungsverwaltung
• Sicherheitsfunktionen
• Spracheinstellungen
• Benutzerkonten
• Buchungsprozesse

Sie ermöglichen grundlegende Funktionen der Plattform.

Optionale Cookies

Soweit Analyse-, Marketing- oder andere nicht notwendige Technologien verwendet werden und hierfür eine Einwilligung gesetzlich erforderlich ist, werden diese erst nach entsprechender Zustimmung aktiviert.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit über die Cookie-Einstellungen geändert beziehungsweise widerrufen werden.

23. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Accountdaten werden grundsätzlich solange gespeichert, wie das Benutzerkonto besteht.

Transport- und Auftragsdaten können gespeichert werden, solange dies zur:

• Auftragsabwicklung,
• Nachweisführung,
• Bearbeitung von Reklamationen,
• Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen

erforderlich ist.

Rechnungs-, Buchungs- und Zahlungsdaten können aufgrund gesetzlicher handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten länger gespeichert werden.

Dokumente werden gelöscht, sobald sie nicht mehr für die Auftragsabwicklung oder aufgrund gesetzlicher Anforderungen benötigt werden.

Technische Logdaten werden nur solange gespeichert, wie sie für Sicherheits- und Nachweiszwecke benötigt werden.

Wenn ein Nutzer die Löschung seines Accounts verlangt, werden Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder andere rechtliche Gründe einer Löschung entgegenstehen.

Die DSGVO verlangt grundsätzlich, dass personenbezogene Daten nicht länger gespeichert werden als für den jeweiligen Zweck notwendig.

24. Datenübermittlung außerhalb der EU beziehungsweise des EWR

Einige eingesetzte Dienstleister können ihren Sitz außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums haben beziehungsweise dort Daten verarbeiten.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in sogenannte Drittländer erfolgt nur, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission
• EU-Standardvertragsklauseln
• andere geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO
• sonstige gesetzlich vorgesehene Voraussetzungen

Soweit einzelne Dienstleister Daten außerhalb der EU beziehungsweise des EWR verarbeiten, informieren wir im jeweiligen Abschnitt dieser Datenschutzerklärung darüber.

25. Automatisierte Verarbeitung und KI

SeaFly verwendet automatisierte Systeme und künstliche Intelligenz zur Unterstützung interner Abläufe.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Erkennung der Transportart
• Analyse von Transportanfragen
• Strukturierung von Angaben
• Zuordnung zu Transportkategorien
• Auswahl grundsätzlich geeigneter Partnergruppen
• Übersetzung von Nachrichten
• Erstellung von Antwortvorschlägen
• Zusammenfassung von Informationen

Die Systeme dienen grundsätzlich der Unterstützung unserer Abläufe.

Soweit eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO eingesetzt werden sollte, die gegenüber einer Person rechtliche Wirkung entfaltet oder diese ähnlich erheblich beeinträchtigt, werden die betroffenen Personen hierüber gesondert informiert.

26. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um personenbezogene Daten zu schützen.

Dazu gehören Maßnahmen zum Schutz vor:

• unbefugtem Zugriff
• Manipulation
• Verlust
• Zerstörung
• unbefugter Weitergabe
• missbräuchlicher Nutzung

Die Datenübertragung zwischen Browser und SeaFly erfolgt grundsätzlich verschlüsselt über TLS/SSL.

27. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
• Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Die DSGVO verlangt außerdem, dass Betroffene über Zwecke, Rechtsgrundlagen, Empfänger beziehungsweise Empfängerkategorien und Speicherdauer informiert werden.

Datenschutzanfragen können gerichtet werden an:

privacy@seafly.ai

28. Widerruf einer Einwilligung

Wenn eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

29. Widerspruchsrecht

Wenn personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, besteht unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein Recht auf Widerspruch.

Bei Direktwerbung kann jederzeit gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten zu Werbezwecken widersprochen werden.

30. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Insbesondere kann eine Beschwerde bei der Datenschutzaufsichtsbehörde des gewöhnlichen Aufenthaltsorts, des Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Datenschutzverstoßes eingereicht werden.

31. Erforderlichkeit bestimmter Angaben

Bestimmte Daten sind erforderlich, damit wir Transportanfragen bearbeiten oder Verträge durchführen können.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Kontaktdaten
• Abholort
• Zielort
• Angaben zum Transportgut
• abrechnungsrelevante Angaben

Ohne diese Informationen kann ein Transport möglicherweise nicht angeboten oder durchgeführt werden.

Andere Angaben sind freiwillig.

32. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich:

• unsere Dienstleistungen,
• technische Abläufe,
• eingesetzte Dienstleister,
• gesetzliche Anforderungen

ändern.

Es gilt die jeweils auf SeaFly.ai veröffentlichte aktuelle Fassung.

Stand: Oktober 2026