Informativa sulla privacy

1. Protezione dei dati a colpo d'occhio

La protezione dei dati personali è importante per noi.

Con questa informativa sulla privacy, ti informiamo su quali dati personali vengono trattati quando utilizzi SeaFly.ai, per quali scopi viene fatto, a chi i dati possono essere divulgati e quali diritti hanno i soggetti interessati.

I dati personali sono tutte le informazioni relative a una persona fisica identificata o identificabile.

SeaFly.ai non è semplicemente una piattaforma di intermediazione. Come spedizioniere digitale (e-forwarder), organizziamo servizi di trasporto e logistica e utilizziamo una rete di spedizionieri, vettori, aziende di trasporto e altri fornitori di servizi specializzati per svolgerli.

2. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento responsabile del trattamento dei dati ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) è:

KREATIVAGENTUR Subotic
SeaFly.ai è un servizio di KREATIVAGENTUR Subotic.

Stöberlstrasse 80
80686 Monaco
Germania

Email per richieste relative alla protezione dei dati:
privacy@seafly.ai

3. Cosa è SeaFly.ai

SeaFly.ai gestisce un'attività di spedizione digitale (e-forwarding).

Attraverso SeaFly, i clienti possono richiedere e prenotare servizi di trasporto e logistica, in particolare nei settori di:

• trasporto su strada
• trasporto di veicoli
• noleggio marittimo
• noleggio aereo
• trasporto combinato o multimodale
• servizi logistici supplementari

attraverso la piattaforma.

In questo modo, SeaFly si occupa in particolare di:

• ricevere richieste di trasporto,
• esaminare e strutturare le richieste,
• selezionare partner di trasporto e logistica idonei,
• ottenere e calcolare offerte,
• organizzare l'esecuzione del trasporto,
• comunicare con clienti e partner,
• gestire gli ordini,
• scambiare documenti,
• elaborare pagamenti,
• accompagnare l'ordine di trasporto fino al completamento.

SeaFly funge da punto di contatto centrale per il cliente per il servizio di trasporto prenotato.

Possiamo utilizzare partner e subappaltatori indipendenti per eseguire servizi individuali.

4. I nostri partner e subappaltatori

Per eseguire ordini di trasporto e logistica, SeaFly collabora con aziende e fornitori di servizi indipendenti.

All'interno del nostro sistema, questi sono talvolta indicati come “partner”.

Questi possono includere in particolare:

• spedizionieri
• trasportatori
• aziende di trasporto
• trasportatori di veicoli
• mediatori di carico
• aziende di logistica
• linee di navigazione o i loro fornitori di servizi
• compagnie aeree di cargo
• agenti di cargo aereo
• aziende di handling
• aziende di stoccaggio e trasbordo
• agenti doganali
• compagnie di assicurazione
• intermediari assicurativi
• altri fornitori di servizi necessari per eseguire un ordine di trasporto

I partner idonei possono ricevere richieste di trasporto e presentare offerte a SeaFly per l'esecuzione di servizi individuali.

Il cliente paga SeaFly per il servizio di trasporto concordato.

I partner o subappaltatori incaricati da SeaFly fatturano i loro servizi a SeaFly.

5. Quali dati personali trattiamo

A seconda di come viene utilizzato SeaFly, possono essere trattati dati diversi.

5.1 Dati dell'account e dati principali

Questi possono includere in particolare:

• nome e cognome
• indirizzo email
• numero di telefono
• indirizzo
• nome utente
• ruolo utente
• data di registrazione
• stato di verifica email
• informazioni di accesso e sicurezza

6. Dati aziendali

Per gli utenti aziendali e i partner, possono essere elaborati anche i seguenti dati:

• nome dell'azienda
• indirizzo dell'azienda
• tipo di azienda
• sito web
• persona di contatto
• servizi offerti
• categorie di trasporto
• informazioni sul registro commerciale
• Partita IVA
• prova di assicurazione
• permessi
• certificati
• dati di identità e verifica
• documenti aziendali

Questi dati possono essere utilizzati anche per esaminare e approvare le aziende partner.

7. Dati di trasporto e spedizione

Quando viene effettuata una richiesta di trasporto, possono essere elaborati in particolare i seguenti dati:

• luogo di ritiro
• destinazione
• indirizzo di ritiro
• indirizzo di consegna
• periodo di trasporto desiderato
• modalità di trasporto
• informazioni sulle merci
• tipo di veicolo
• modello di veicolo
• dati del veicolo
• dimensioni
• peso
• numero di pallet o pacchi
• informazioni sul container
• informazioni su spedizioni marittime o aeree
• requisiti speciali
• informazioni sul caricamento
• informazioni sulla spedizione e consegna

Ci impegniamo a richiedere solo le informazioni che sono effettivamente necessarie per la rispettiva modalità di trasporto.

8. Dati di comunicazione e chat

Quando gli utenti comunicano tramite SeaFly, elaboriamo il contenuto trasmesso nel processo.

Questo include in particolare:

• messaggi della chat
• messaggi a SeaFly
• comunicazione con i partner
• domande e risposte
• comunicazione riguardo alle offerte
• richieste sui trasporti
• informazioni sulla gestione degli ordini

La comunicazione può essere in parte supportata, analizzata, strutturata o tradotta dall'intelligenza artificiale.

9. Documenti e file

I file e i documenti possono essere caricati in relazione a un ordine di trasporto.

Questi possono includere in particolare:

• documenti del veicolo
• documenti di trasporto
• note di consegna CMR
• polizze di carico
• bolle d'accompagnamento aeree
• procure
• documenti doganali
• immagini
• documenti assicurativi
• documenti aziendali
• fatture
• altri documenti relativi all'ordine

Gli utenti devono trasmettere solo documenti e dati personali necessari per il rispettivo trasporto o la sua gestione.

10. Offerta, prenotazione e dati dell'ordine

Nell'ambito dei nostri servizi, possono essere elaborati in particolare i seguenti dati:

• richieste di trasporto
• offerte presentate
• prezzi delle offerte
• offerte accettate
• prenotazioni
• numeri d'ordine
• stato del trasporto
• storia delle spedizioni
• stato del pagamento
• stato dei documenti
• stato del ritiro
• stato della consegna
• informazioni su autisti e veicoli
• messaggi relativi all'ordine

11. Dati di pagamento e fatturazione

Per i servizi di trasporto a pagamento, elaboriamo dati per il pagamento e la fatturazione.

Questi possono includere:

• indirizzo di fatturazione
• importo della fattura
• stato del pagamento
• tempo di pagamento
• numero di transazione
• metodo di pagamento
• dati della fattura
• note di credito
• estratti conto

L'elaborazione del pagamento effettivo può essere effettuata da fornitori di servizi di pagamento esterni.

I dati di pagamento possono essere elaborati direttamente dal rispettivo fornitore di servizi di pagamento.

SeaFly in linea di principio riceve solo le informazioni necessarie per allocare ed elaborare il pagamento.

12. Dati tecnici

Quando visiti il nostro sito web o piattaforma, i dati tecnici possono essere elaborati automaticamente.

Questi possono includere in particolare:

• indirizzo IP
• data e ora
• pagine accessibili
• tipo di browser
• versione del browser
• sistema operativo
• informazioni sul dispositivo
• URL di riferimento
• ID sessione
• informazioni di accesso
• registri di sicurezza

Questi dati sono necessari in particolare per il funzionamento tecnico e la sicurezza della piattaforma.

13. Scopi del trattamento dei dati

Trattiamo i dati personali in particolare per i seguenti scopi:

• funzionamento di SeaFly.ai
• fornitura di account utente
• ricezione di richieste di trasporto
• revisione ed elaborazione delle richieste di trasporto
• organizzazione dei servizi di trasporto
• selezione di partner e subappaltatori idonei
• ottenimento e calcolo delle offerte
• conclusione di contratti
• esecuzione degli ordini di trasporto
• gestione degli ordini
• comunicazione
• scambio di documenti
• elaborazione dei pagamenti
• fatturazione
• liquidazione con i partner
• tracciamento della spedizione
• informazioni sullo stato
• assistenza clienti
• verifica dei partner
• prevenzione di frodi e abusi
• sicurezza informatica
• adempimento degli obblighi legali
• esecuzione o difesa di diritti legali

14. Basi legali

I dati personali sono trattati in particolare sulla base delle seguenti disposizioni.

Art. 6 (1) (b) GDPR

Il trattamento è necessario laddove sia necessario per l'esecuzione di un contratto o per misure precontrattuali.

Questo riguarda in particolare:

• richieste di trasporto
• preparazione di offerte
• prenotazioni
• ordini di trasporto
• account utente
• comunicazione
• scambio di documenti
• elaborazione dei pagamenti
• gestione degli ordini

Art. 6 (1) (c) GDPR

I dati sono trattati laddove siamo legalmente obbligati a farlo.

Questo si applica, ad esempio, a:

• obblighi di conservazione ai sensi della normativa fiscale
• obblighi di conservazione ai sensi della normativa commerciale
• obblighi di legge di fornire prove

Art. 6 (1) (f) GDPR

Il trattamento può avvenire se necessario per tutelare i nostri legittimi interessi e non prevalgono interessi o diritti fondamentali dell'interessato.

Questi includono in particolare:

• sicurezza della nostra piattaforma
• protezione contro le frodi
• prevenzione degli abusi
• stabilità dei sistemi
• protezione contro attacchi informatici
• ottimizzazione dei processi operativi
• esecuzione di diritti legali

Art. 6 (1) (a) GDPR

Quando il trattamento richiede il consenso, avviene solo dopo che è stato dato il corrispondente consenso.

Questo può applicarsi in particolare a:

• funzioni analitiche opzionali
• marketing
• alcuni cookie o tecnologie di tracciamento
• newsletter

Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento con effetto per il futuro.

15. Assistente per il trasporto merci AI

SeaFly utilizza un assistente per il trasporto merci supportato da AI.

In particolare, può essere utilizzato per:

• comprendere le richieste di trasporto,
• strutturare le informazioni dai messaggi,
• identificare le modalità di trasporto,
• richiedere informazioni necessarie,
• assegnare dati a una richiesta,
• riassumere i messaggi,
• tradurre comunicazione,
• supportare i clienti e i partner nella gestione degli ordini.

A tal fine, i messaggi inseriti dall'utente e le informazioni necessarie per il rispettivo processo possono essere elaborati automaticamente.

Gli utenti non devono inserire nel chat informazioni personali o riservate che non sono necessarie per il rispettivo processo di trasporto.

Nella misura in cui vengono utilizzati fornitori di servizi AI esterni, l'elaborazione avviene nel rispetto delle normative sulla protezione dei dati applicabili e dei corrispondenti accordi contrattuali.

16. Divulgazione dei dati di richiesta ai potenziali partner

Affinché SeaFly possa calcolare e organizzare i servizi di trasporto, ai partner idonei può essere concesso accesso a determinati dati di una richiesta di trasporto.

Prima che un partner venga specificamente incaricato, in linea di principio vengono forniti solo le informazioni necessarie per esaminare e calcolare l'ordine.

Questo può includere in particolare:

• modalità di trasporto
• luogo o regione di ritiro
• destinazione o regione di destinazione
• tipo di merce da trasportare
• tipo di veicolo
• dimensioni e peso, se necessario
• periodo di trasporto
• requisiti di trasporto speciali

I potenziali partner non devono, in linea di principio, ricevere accesso illimitato a tutte le informazioni personali del cliente.

In particolare, i dettagli di contatto completi, documenti privati o informazioni personali che non sono necessarie non vengono automaticamente resi disponibili a tutti i potenziali partner.

17. Divulgazione dopo che un partner è stato incaricato

Non appena SeaFly incarica un partner o un subappaltatore di eseguire un ordine di trasporto, possono essere fornite ulteriori informazioni.

Questo avviene solo nella misura in cui le informazioni sono necessarie per l'esecuzione specifica dell'ordine.

Questo può includere in particolare:

• indirizzo completo di ritiro
• indirizzo completo di consegna
• nome della persona di contatto
• numero di telefono
• indirizzo email
• dati del veicolo
• documenti del veicolo
• documenti di trasporto
• procure
• documenti doganali
• informazioni sul ritiro
• informazioni sulla consegna
• altre informazioni necessarie per l'esecuzione

Altri partner che non sono stati incaricati non ricevono accesso a questi dati e documenti relativi all'ordine.

18. Elaborazione dei pagamenti tra cliente, SeaFly e partner

Il cliente conclude il servizio di trasporto prenotato tramite SeaFly.

Il pagamento del cliente viene effettuato a SeaFly.

SeaFly poi incarica partner e subappaltatori idonei, oppure lo fa nel corso della gestione dell'ordine.

I partner incaricati da SeaFly fatturano i loro servizi a SeaFly.

In questo contesto, i dati personali vengono trattati o divulgati solo nella misura necessaria per:

• l'elaborazione del contratto,
• l'elaborazione dei pagamenti,
• la fatturazione,
• la contabilità,
• l'esecuzione del trasporto

e solo nella misura richiesta.

19. Comunicazione via email

Utilizziamo gli indirizzi email in particolare per:

• l'attivazione dell'account
• la verifica dell'email
• codici di accesso e sicurezza
• reimpostazione della password
• richieste di trasporto
• informazioni sulle offerte
• nuove offerte
• richieste
• conferme di prenotazione
• informazioni sui pagamenti
• nuovi messaggi
• richieste di documenti
• cambiamenti di stato
• promemoria
• informazioni sulla gestione degli ordini

Questi messaggi possono essere necessari per l'esecuzione del contratto o della richiesta di trasporto.

La pubblicità e le newsletter vengono inviate solo se esiste una corrispondente base legale per questo.

20. Destinatari dei dati personali

I dati personali possono – se necessario – essere divulgati in particolare alle seguenti categorie di destinatari:

• spedizionieri selezionati da SeaFly
• trasportatori
• aziende di trasporto
• mediatori di carico
• linee di navigazione e i loro fornitori di servizi
• compagnie aeree di cargo
• aziende di handling
• fornitori di servizi doganali e logistici
• aziende di magazzinaggio
• compagnie di assicurazione
• fornitori di servizi di pagamento
• fornitori di hosting
• fornitori di servizi IT
• fornitori di servizi email
• fornitori di servizi AI
• fornitori di servizi contabili
• consulenti fiscali
• consulenti legali
• autorità e enti pubblici, nella misura in cui esiste un obbligo legale

I dati vengono divulgati solo se esiste una base legale per questo o se i dati sono necessari per eseguire un ordine.

21. File di log di hosting e server

SeaFly è gestito su sistemi IT o server di un fornitore di servizi di hosting.

Quando la nostra piattaforma viene accessibile, informazioni tecniche possono essere memorizzate automaticamente nei file di log del server.

Questo può includere in particolare:

• indirizzo IP
• ora di accesso
• pagina accessibile
• browser
• sistema operativo
• URL di riferimento
• informazioni sullo stato tecnico

Il trattamento avviene in particolare per:

• garantire il funzionamento tecnico
• analisi degli errori
• sicurezza informatica
• difesa contro attacchi

La base legale è in particolare l'Art. 6 (1) (f) GDPR.

Il nostro legittimo interesse risiede nel funzionamento sicuro e affidabile della nostra piattaforma.

Il fornitore di hosting specifico e, se del caso, la sua posizione del server saranno aggiunti qui.

22. Cookie e tecnologie simili

SeaFly può utilizzare cookie e tecnologie comparabili.

Cookie tecnicamente necessari

I cookie tecnicamente necessari sono richiesti, ad esempio, per:

• accesso
• gestione della sessione
• funzioni di sicurezza
• impostazioni della lingua
• account utente
• processi di prenotazione

Abilitano le funzioni di base della piattaforma.

Cookie opzionali

Nella misura in cui vengono utilizzate tecnologie analitiche, di marketing o altre tecnologie non essenziali e il consenso è legalmente richiesto per esse, vengono attivate solo dopo che è stato dato il corrispondente consenso.

Il consenso dato può essere modificato o revocato in qualsiasi momento tramite le impostazioni dei cookie.

23. Periodo di conservazione

I dati personali sono conservati solo per il tempo necessario per il rispettivo scopo.

I dati dell'account sono, in linea di principio, conservati finché esiste l'account utente.

I dati di trasporto e ordine possono essere conservati per il tempo necessario per:

• gestione degli ordini,
• fornire prove,
• gestire reclami,
• far valere o difendere diritti

nel singolo caso.

I dati di fatturazione, prenotazione e pagamento possono essere conservati più a lungo a causa degli obblighi di conservazione legali ai sensi del diritto commerciale e fiscale.

I documenti vengono eliminati non appena non sono più necessari per la gestione dell'ordine o a causa di requisiti legali.

I dati di log tecnici sono conservati solo per il tempo necessario per scopi di sicurezza e probatori.

Se un utente richiede l'eliminazione del proprio account, i dati vengono eliminati a meno che obblighi di conservazione legali o altre ragioni legali non impediscano l'eliminazione.

Il GDPR richiede generalmente che i dati personali non siano conservati per un periodo più lungo di quanto necessario per il rispettivo scopo.

24. Trasferimenti di dati al di fuori dell'UE o dello SEE

Alcuni fornitori di servizi utilizzati possono avere sede al di fuori dell'Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo o elaborare dati lì.

I dati personali vengono trasferiti solo verso i cosiddetti paesi terzi se sono soddisfatti i requisiti legali.

Questi possono includere in particolare:

• decisioni di adeguatezza della Commissione Europea
• clausole contrattuali standard dell'UE
• altre garanzie appropriate ai sensi dell'Art. 46 GDPR
• altri requisiti legali previsti

Nella misura in cui i singoli fornitori di servizi elaborano dati al di fuori dell'UE o dello SEE, forniamo informazioni al riguardo nella rispettiva sezione di questa informativa sulla privacy.

25. Elaborazione automatizzata e IA

SeaFly utilizza sistemi automatizzati e intelligenza artificiale per supportare i processi interni.

Questi possono includere in particolare:

• identificazione della modalità di trasporto
• analisi delle richieste di trasporto
• strutturazione delle informazioni
• assegnazione a categorie di trasporto
• selezione di gruppi di partner generalmente idonei
• traduzione dei messaggi
• preparazione di risposte suggerite
• sintesi delle informazioni

I sistemi sono generalmente utilizzati per supportare i nostri processi.

Qualora venga utilizzata una decisione esclusivamente automatizzata ai sensi dell'Art. 22 GDPR che produca effetti legali riguardanti una persona o la influenzi in modo simile, i soggetti interessati saranno informati separatamente al riguardo.

26. Sicurezza dei dati

Utilizziamo misure di sicurezza tecniche e organizzative appropriate per proteggere i dati personali.

Queste includono misure per proteggere contro:

• accesso non autorizzato
• manipolazione
• perdita
• distruzione
• divulgazione non autorizzata
• uso abusivo

La trasmissione dei dati tra il browser e SeaFly è, in linea di principio, crittografata tramite TLS/SSL.

27. Diritti dei soggetti interessati

Fatte salve le disposizioni di legge, i soggetti interessati hanno in particolare i seguenti diritti:

• diritto di accesso ai sensi dell'Art. 15 GDPR
• diritto di rettifica ai sensi dell'Art. 16 GDPR
• diritto di cancellazione ai sensi dell'Art. 17 GDPR
• diritto di limitazione del trattamento ai sensi dell'Art. 18 GDPR
• diritto alla portabilità dei dati ai sensi dell'Art. 20 GDPR
• diritto di opposizione ai sensi dell'Art. 21 GDPR
• diritto di revocare il consenso fornito
• diritto di presentare un reclamo presso un'autorità di controllo della protezione dei dati

Il GDPR richiede inoltre che i soggetti interessati siano informati sulle finalità, le basi giuridiche, i destinatari o le categorie di destinatari e il periodo di conservazione.

Le richieste relative alla protezione dei dati possono essere inviate a:

privacy@seafly.ai

28. Revoca del consenso

Quando il trattamento si basa sul consenso, può essere revocato in qualsiasi momento con effetto per il futuro.

La liceità del trattamento effettuato fino alla revoca rimane invariata.

29. Diritto di opposizione

Quando i dati personali sono trattati sulla base dell'Art. 6 (1) (f) GDPR, esiste un diritto di opposizione alle condizioni di legge.

Nel caso di marketing diretto, puoi opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali per scopi pubblicitari.

30. Diritto di presentare un reclamo

I soggetti interessati hanno il diritto di presentare un reclamo presso un'autorità competente per la protezione dei dati.

In particolare, un reclamo può essere presentato all'autorità di controllo della protezione dei dati del luogo di residenza abituale, del luogo di lavoro o del luogo della presunta violazione della protezione dei dati.

31. Necessità di determinate informazioni

Alcuni dati sono necessari affinché possiamo elaborare le richieste di trasporto o eseguire contratti.

Questi possono includere, ad esempio:

• dettagli di contatto
• luogo di ritiro
• destinazione
• informazioni sulle merci
• informazioni rilevanti per la fatturazione

Senza queste informazioni, potrebbe non essere possibile offrire o eseguire un trasporto.

Altre informazioni sono facoltative.

32. Modifiche a questa informativa sulla privacy

Possiamo adattare questa informativa sulla privacy se uno dei seguenti cambia:

• i nostri servizi,
• processi tecnici,
• fornitori di servizi utilizzati,
• requisiti legali

in modo rilevante.

La versione attuale pubblicata su SeaFly.ai si applica.

In data: Ottobre 2026