1. Gegevensbescherming in een oogopslag
De bescherming van persoonlijke gegevens is belangrijk voor ons.
Met dit privacybeleid informeren we je over welke persoonlijke gegevens worden verwerkt bij het gebruik van SeaFly.ai, voor welke doeleinden dit gebeurt, aan wie gegevens kunnen worden verstrekt en welke rechten betrokkenen hebben.
Persoonlijke gegevens zijn alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
SeaFly.ai is niet slechts een tussenliggende platform. Als digitale expediteur (e-forwarder) organiseren we transport- en logistieke diensten en maken we gebruik van een netwerk van expediteurs, vervoerders, transportbedrijven en andere gespecialiseerde dienstverleners om deze uit te voeren.
2. Verantwoordelijke
De verantwoordelijke voor de gegevensverwerking in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) is:
KREATIVAGENTUR Subotic
SeaFly.ai is een dienst van KREATIVAGENTUR Subotic.
Stöberlstrasse 80
80686 München
Duitsland
E-mail voor vragen over gegevensbescherming:
privacy@seafly.ai
3. Wat is SeaFly.ai
SeaFly.ai exploiteert een digitale expediteursactiviteit (e-forwarding).
Via SeaFly kunnen klanten transport- en logistieke diensten aanvragen en boeken, in het bijzonder op de gebieden van:
- wegvervoer
- transport van voertuigen
- zeevervoer
- luchtvracht
- gecombineerd of multimodaal vervoer
- aanvullende logistieke diensten
via het platform.
Bij dit alles zorgt SeaFly in het bijzonder voor:
- het ontvangen van transportaanvragen,
- het beoordelen en structureren van de aanvragen,
- het selecteren van geschikte transport- en logistieke partners,
- het verkrijgen en berekenen van offertes,
- het organiseren van de uitvoering van het transport,
- het communiceren met klanten en partners,
- het afhandelen van bestellingen,
- het uitwisselen van documenten,
- betalingen verwerken,
- de transportopdracht begeleiden tot voltooiing.
SeaFly fungeert als het centrale aanspreekpunt voor de klant voor de geboekte transportdienst.
We kunnen onafhankelijke partners en onderaannemers inschakelen om individuele diensten uit te voeren.
4. Onze partners en onderaannemers
Om transport- en logistieke opdrachten uit te voeren, werkt SeaFly samen met onafhankelijke bedrijven en dienstverleners.
Binnen ons systeem worden deze soms aangeduid als “partners”.
Deze kunnen in het bijzonder omvatten:
- vervoerders
- transportbedrijven
- vrachtmakelaars
- voertuigtransporteurs
- zee- en luchtvrachtbedrijven
- douane- en afhandelingsdienstverleners
- vervoerders of hun dienstverleners
- luchtvrachtbedrijven
- luchtvrachtagenten
- afhandelingsbedrijven
- opslag- en overslagbedrijven
- douaneagenten
- verzekeringsmaatschappijen
- verzekeringsintermediairs
- andere dienstverleners die nodig zijn om een transportopdracht uit te voeren
Geschikte partners kunnen transportverzoeken ontvangen en aanbiedingen indienen bij SeaFly voor de uitvoering van individuele diensten.
De klant betaalt SeaFly voor de afgesproken transportdienst.
Partners of onderaannemers die door SeaFly zijn ingeschakeld, factureren hun diensten aan SeaFly.
5. Welke persoonsgegevens we verwerken
Afhankelijk van hoe SeaFly wordt gebruikt, kunnen verschillende gegevens worden verwerkt.
5.1 Account- en basisgegevens
Deze kunnen in het bijzonder omvatten:
- voornaam en achternaam
- e-mailadres
- telefoonnummer
- adres
- gebruikersnaam
- gebruikersrol
- registratiedatum
- e-mail verificatiestatus
- inlog- en beveiligingsinformatie
6. Bedrijfsgegevens
Voor zakelijke gebruikers en partners kunnen ook de volgende gegevens worden verwerkt:
- bedrijfsnaam
- bedrijfsadres
- soort bedrijf
- website
- contactpersoon
- aangeboden diensten
- transportcategorieën
- informatie handelsregister
- Btw-identificatienummer
- bewijs van verzekering
- vergunningen
- certificaten
- identiteits- en verificatiegegevens
- bedrijfsdocumenten
Deze gegevens kunnen ook worden gebruikt om partnerbedrijven te beoordelen en goed te keuren.
7. Transport- en vrachtgegevens
Wanneer een transportverzoek wordt gedaan, kunnen met name de volgende gegevens worden verwerkt:
- afhaalplaats
- bestemming
- afhaaladres
- leveringsadres
- gewenste transportperiode
- transportmodus
- informatie over de goederen
- voertuigtype
- voertuigmodel
- voertuiggegevens
- afmetingen
- gewicht
- aantal pallets of pakketten
- containerinformatie
- informatie over zee- of luchtvracht
- speciale vereisten
- laadinformatie
- verzend- en leveringsinformatie
We streven ernaar alleen informatie op te vragen die daadwerkelijk nodig is voor de betreffende vervoerswijze.
8. Communicatie- en chatgegevens
Wanneer gebruikers communiceren via SeaFly, verwerken we de inhoud die in het proces wordt verzonden.
Dit omvat in het bijzonder:
- chatberichten
- berichten aan SeaFly
- communicatie met partners
- vragen en antwoorden
- communicatie over aanbiedingen
- vragen over transporten
- informatie over orderverwerking
Communicatie kan gedeeltelijk worden ondersteund, geanalyseerd, gestructureerd of vertaald door kunstmatige intelligentie.
9. Documenten en bestanden
Bestanden en documenten kunnen worden geüpload in verband met een transportopdracht.
Deze kunnen in het bijzonder omvatten:
- voertuigpapieren
- transportdocumenten
- CMR-vrachtbrieven
- conossementen
- luchtvrachtbrieven
- volmachten
- douanedocumenten
- afbeeldingen
- verzekeringsdocumenten
- bedrijfsdocumenten
- facturen
- overige ordergerelateerde documenten
Gebruikers mogen alleen documenten en persoonlijke gegevens verzenden die nodig zijn voor het betreffende transport of de afhandeling ervan.
10. Aanbod, boeking en ordergegevens
Binnen het kader van onze diensten kunnen met name de volgende gegevens worden verwerkt:
- transportverzoeken
- ingediende aanbiedingen
- aanbiedingsprijzen
- geaccepteerde aanbiedingen
- boekingen
- ordernummers
- transportstatus
- verzendgeschiedenis
- betalingsstatus
- documentstatus
- afhaalstatus
- leveringsstatus
- informatie over chauffeurs en voertuigen
- ordergerelateerde berichten
11. Betalings- en factuurgegevens
Voor betaalde transportdiensten verwerken we gegevens voor betaling en facturering.
Deze kunnen omvatten:
- factuuradres
- factuurbedrag
- betalingsstatus
- tijd van betaling
- transactienummer
- betaalmethode
- factuurgegevens
- creditnota's
- verklaringen
De daadwerkelijke betalingsverwerking kan worden uitgevoerd door externe betalingsdienstverleners.
Betalingsgegevens kunnen rechtstreeks door de respectieve betalingsdienstverlener worden verwerkt.
SeaFly ontvangt in principe alleen de informatie die nodig is om de betaling toe te wijzen en te verwerken.
12. Technische gegevens
Bij het bezoeken van onze website of platform kunnen technische gegevens automatisch worden verwerkt.
Deze kunnen in het bijzonder omvatten:
- IP-adres
- datum en tijd
- toegankelijke pagina's
- browser type
- browser versie
- besturingssysteem
- apparaatinformatie
- verwijzende URL
- sessie-ID
- inloggegevens
- beveiligingslogs
Deze gegevens zijn vooral nodig voor de technische werking en beveiliging van het platform.
13. Doeleinden van gegevensverwerking
We verwerken persoonsgegevens vooral voor de volgende doeleinden:
- werking van SeaFly.ai
- verstrekking van gebruikersaccounts
- ontvangst van transportverzoeken
- beoordeling en verwerking van transportverzoeken
- organisatie van transportdiensten
- selectie van geschikte partners en onderaannemers
- verkrijgen en berekenen van offertes
- sluiten van contracten
- uitvoering van transportopdrachten
- orderbeheer
- communicatie
- uitwisseling van documenten
- betalingsverwerking
- facturering
- afrekening met partners
- zending tracking
- statusinformatie
- klantenservice
- partnerverificatie
- preventie van fraude en misbruik
- IT-beveiliging
- naleving van wettelijke verplichtingen
- handhaving of verdediging van juridische claims
14. Juridische bases
Persoonsgegevens worden in het bijzonder verwerkt op basis van de volgende bepalingen.
Art. 6 (1) (b) GDPR
Verwerking is vereist wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een contract of voor pre-contractuele maatregelen.
Dit betreft in het bijzonder:
- transportverzoeken
- voorbereiding van aanbiedingen
- boekingen
- transportopdrachten
- gebruikersaccounts
- communicatie
- uitwisseling van documenten
- betalingsverwerking
- orderafhandeling
Art. 6 (1) (c) GDPR
Gegevens worden verwerkt waar we wettelijk verplicht zijn dit te doen.
Dit geldt bijvoorbeeld voor:
- bewaarverplichtingen op basis van belastingrecht
- bewaarverplichtingen op basis van handelsrecht
- wettelijke verplichtingen om bewijs te leveren
Art. 6 (1) (f) GDPR
Verwerking kan plaatsvinden als dit noodzakelijk is om onze legitieme belangen te beschermen en er geen overweldigende belangen of fundamentele rechten van de betrokkene prevaleren.
Deze omvatten in het bijzonder:
- beveiliging van ons platform
- bescherming tegen fraude
- voorkoming van misbruik
- stabiliteit van de systemen
- bescherming tegen cyberaanvallen
- optimalisatie van operationele processen
- handhaving van juridische claims
Art. 6 (1) (a) GDPR
Waar verwerking toestemming vereist, vindt deze alleen plaats nadat de bijbehorende toestemming is gegeven.
Dit kan in het bijzonder van toepassing zijn op:
- optionele analysemogelijkheden
- marketing
- bepaalde cookies of trackingtechnologieën
- nieuwsbrieven
Toestemming kan te allen tijde met ingang van de toekomst worden ingetrokken.
15. AI vrachtassistent
SeaFly maakt gebruik van een AI-ondersteunde vrachtassistent.
In het bijzonder kan deze worden gebruikt om:
- transportverzoeken te begrijpen,
- informatie uit berichten te structureren,
- transportmodi te identificeren,
- benodigde informatie op te vragen,
- gegevens aan een verzoek toe te wijzen,
- berichten samen te vatten,
- communicatie te vertalen,
- klanten en partners te ondersteunen bij het afhandelen van bestellingen.
Hiervoor kunnen de door de gebruiker ingevoerde berichten en de informatie die nodig is voor het respectieve proces automatisch worden verwerkt.
Gebruikers mogen geen persoonlijke of vertrouwelijke informatie in de chat invoeren die niet vereist is voor het respectieve transportproces.
Voor zover externe AI-dienstverleners hiervoor worden gebruikt, vindt verwerking plaats in overeenstemming met de toepasselijke gegevensbeschermingsregels en bijbehorende contractuele afspraken.
16. Openbaarmaking van aanvraaggegevens aan potentiële partners
Zodat SeaFly transportdiensten kan berekenen en organiseren, kunnen geschikte partners toegang krijgen tot bepaalde gegevens van een transportaanvraag.
Voordat een partner specifiek wordt ingeschakeld, worden in principe alleen die informatie verstrekt die nodig is om de bestelling te beoordelen en te berekenen.
Dit kan in het bijzonder omvatten:
- transportmodus
- plaats of regio van ophalen
- bestemming of bestemmingsregio
- soort goederen die vervoerd moeten worden
- voertuigtype
- afmetingen en gewicht, waar nodig
- transportperiode
- speciale transportvereisten
Potentiële partners krijgen in principe geen onbeperkte toegang tot alle persoonlijke informatie van de klant.
In het bijzonder worden volledige contactgegevens, privé-documenten of persoonlijke informatie die niet vereist is, niet automatisch beschikbaar gesteld aan alle potentiële partners.
17. Openbaarmaking nadat een partner is ingeschakeld
Zodra SeaFly een partner of onderaannemer inschakelt om een transportopdracht uit te voeren, kunnen verdere informatie worden verstrekt.
Dit gebeurt alleen voor zover de informatie noodzakelijk is voor de specifieke uitvoering van de opdracht.
Dit kan in het bijzonder omvatten:
- volledig ophaaladres
- volledig afleveradres
- naam van de contactpersoon
- telefoonnummer
- e-mailadres
- voertuiggegevens
- voertuigdocumenten
- transportdocumenten
- volmachten
- douanedocumenten
- ophaalinformatie
- afleverinformatie
- andere informatie die nodig is voor de uitvoering
Andere partners die niet zijn ingeschakeld, krijgen geen toegang tot deze ordergerelateerde gegevens en documenten.
18. Betalingsverwerking tussen klant, SeaFly en partner
De klant sluit de geboekte transportdienst af via SeaFly.
De betaling van de klant wordt aan SeaFly gedaan.
SeaFly schakelt vervolgens geschikte partners en onderaannemers in, of doet dit in het kader van de afhandeling van de bestelling.
De door SeaFly ingeschakelde partners factureren hun diensten aan SeaFly.
In dit verband worden persoonsgegevens alleen verwerkt of openbaar gemaakt voor zover dit noodzakelijk is voor:
- contractverwerking,
- betalingsverwerking,
- facturering,
- boekhouding,
- uitvoering van het transport
en alleen voor zover nodig.
19. E-mailcommunicatie
We gebruiken e-mailadressen in het bijzonder voor:
- accountactivatie
- e-mailverificatie
- inlog- en beveiligingscodes
- wachtwoord reset
- transportverzoeken
- aanbiedingsinformatie
- nieuwe aanbiedingen
- vragen
- boekingsbevestigingen
- betalingsinformatie
- nieuwe berichten
- documentverzoeken
- statuswijzigingen
- herinneringen
- informatie over orderverwerking
Deze berichten kunnen noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het contract of de transportaanvraag.
Advertenties en nieuwsbrieven worden alleen verzonden als daar een overeenkomstige juridische basis voor is.
20. Ontvangers van persoonsgegevens
Persoonsgegevens kunnen - waar nodig - in het bijzonder worden bekendgemaakt aan de volgende categorieën van ontvangers:
- vervoerders geselecteerd door SeaFly
- transportbedrijven
- vrachtmakelaars
- zee- en luchtvrachtbedrijven
- logistieke bedrijven
- luchtvrachtbedrijven
- afhandelingsbedrijven
- douane- en logistieke dienstverleners
- opslagbedrijven
- verzekeringsmaatschappijen
- betalingsdienstverleners
- hostingproviders
- IT-dienstverleners
- e-mailserviceproviders
- AI-serviceproviders
- boekhoudserviceproviders
- belastingadviseurs
- juridische adviseurs
- overheden en openbare lichamen, voor zover er een wettelijke verplichting is
Gegevens worden alleen bekendgemaakt als er een wettelijke basis voor is of als de gegevens nodig zijn om een opdracht uit te voeren.
21. Hosting en serverlogbestanden
SeaFly wordt uitgevoerd op IT-systemen of servers van een hostingserviceprovider.
Wanneer onze platform wordt benaderd, kunnen technische informatie automatisch worden opgeslagen in serverlogbestanden.
Dit kan in het bijzonder omvatten:
- IP-adres
- tijd van toegang
- toegangspagina
- browser
- besturingssysteem
- verwijzende URL
- technische statusinformatie
Verwerking vindt met name plaats voor:
- het waarborgen van technische werking
- foutanalyse
- IT-beveiliging
- verdediging tegen aanvallen
De wettelijke basis is met name Art. 6 (1) (f) GDPR.
Onze legitieme interesse ligt in de veilige en betrouwbare werking van ons platform.
De specifieke hostingprovider en, waar van toepassing, de serverlocatie zullen hier worden toegevoegd.
22. Cookies en vergelijkbare technologieën
SeaFly kan cookies en vergelijkbare technologieën gebruiken.
Technisch noodzakelijke cookies
Technisch noodzakelijke cookies zijn vereist, bijvoorbeeld voor:
- inloggen
- sessiebeheer
- beveiligingsfuncties
- taalinstellingen
- gebruikersaccounts
- boekingsprocessen
Zij stellen de basisfuncties van het platform in staat.
Optionele cookies
Voor zover analyses, marketing of andere niet-essentiële technologieën worden gebruikt en toestemming wettelijk vereist is, worden ze pas geactiveerd nadat de bijbehorende toestemming is gegeven.
Gegeven toestemming kan op elk moment worden gewijzigd of ingetrokken via de cookie-instellingen.
23. Bewaarperiode
Persoonsgegevens worden alleen bewaard zolang als nodig is voor het desbetreffende doel.
Accountgegevens worden in principe bewaard zolang het gebruikersaccount bestaat.
Transport- en ordergegevens kunnen worden bewaard zolang dit nodig is voor:
- orderafhandeling,
- het leveren van bewijs,
- het verwerken van klachten,
- het doen gelden of verdedigen van claims
in het individuele geval.
Factuur-, boekings- en betalingsgegevens kunnen langer worden bewaard vanwege wettelijke bewaarplichten op grond van commerciële en belastingwetgeving.
Documenten worden verwijderd zodra ze niet meer nodig zijn voor de afhandeling van de bestelling of vanwege wettelijke vereisten.
Technische loggegevens worden alleen bewaard zolang als nodig is voor beveiligings- en bewijsdoeleinden.
Als een gebruiker om verwijdering van zijn account vraagt, worden gegevens verwijderd, tenzij wettelijke bewaarplichten of andere juridische redenen verwijdering verhinderen.
De AVG vereist in het algemeen dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan nodig is voor het desbetreffende doel.
24. Gegevensoverdrachten buiten de EU of de EER
Sommige gebruikte dienstverleners kunnen gevestigd zijn buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte of daar gegevens verwerken.
Persoonsgegevens worden alleen overgedragen aan zogenaamde derde landen als aan de wettelijke vereisten is voldaan.
Deze kunnen in het bijzonder omvatten:
- adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie
- EU-standaardcontractbepalingen
- andere passende waarborgen overeenkomstig Art. 46 AVG
- andere wettelijk voorgeschreven vereisten
Voor zover individuele dienstverleners gegevens buiten de EU of de EER verwerken, geven we hierover informatie in het desbetreffende gedeelte van deze privacyverklaring.
25. Geautomatiseerde verwerking en AI
SeaFly maakt gebruik van geautomatiseerde systemen en kunstmatige intelligentie om interne processen te ondersteunen.
Deze kunnen in het bijzonder omvatten:
- identificatie van de vervoerswijze
- analyse van transportverzoeken
- structurering van informatie
- toewijzing aan transportcategorieën
- selectie van algemeen geschikte partnergroepen
- vertaling van berichten
- voorbereiding van voorgestelde antwoorden
- samenvatten van informatie
De systemen worden over het algemeen gebruikt ter ondersteuning van onze processen.
Indien er een uitsluitend geautomatiseerde beslissing in de zin van Art. 22 GDPR wordt genomen die juridische gevolgen heeft voor een persoon of deze op een vergelijkbare manier significant beïnvloedt, worden de betrokkenen hierover afzonderlijk geïnformeerd.
26. Gegevensbeveiliging
Wij gebruiken passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om persoonlijke gegevens te beschermen.
Deze omvatten maatregelen ter bescherming tegen:
- ongeautoriseerde toegang
- manipulatie
- verlies
- vernietiging
- ongeautoriseerde openbaarmaking
- misbruik
Gegevensoverdracht tussen de browser en SeaFly is in principe versleuteld via TLS/SSL.
27. Rechten van betrokkenen
Onder voorbehoud van de wettelijke vereisten hebben betrokkenen in het bijzonder de volgende rechten:
- recht op toegang overeenkomstig Art. 15 GDPR
- recht op rectificatie overeenkomstig Art. 16 GDPR
- recht op wissen overeenkomstig Art. 17 GDPR
- recht op beperking van de verwerking overeenkomstig Art. 18 GDPR
- recht op gegevensoverdraagbaarheid overeenkomstig Art. 20 GDPR
- recht om bezwaar te maken overeenkomstig Art. 21 GDPR
- recht om gegeven toestemming in te trekken
- recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming
De GDPR vereist ook dat betrokkenen worden geïnformeerd over de doeleinden, juridische grondslagen, ontvangers of categorieën van ontvangers en de bewaartermijn.
Vragen over gegevensbescherming kunnen worden gestuurd naar:
28. Intrekking van toestemming
Waar verwerking is gebaseerd op toestemming, kan deze op elk moment worden ingetrokken met effect voor de toekomst.
De rechtmatigheid van de verwerking die tot de intrekking heeft plaatsgevonden, blijft onaangetast.
29. Recht om bezwaar te maken
Waar persoonsgegevens worden verwerkt op basis van Art. 6 (1) (f) GDPR, is er een recht om bezwaar te maken onder de wettelijke voorwaarden.
In het geval van directe marketing kun je te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens voor advertentiedoeleinden.
30. Recht om een klacht in te dienen
Betrokkenen hebben het recht om een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.
In het bijzonder kan een klacht worden ingediend bij de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming van de plaats van gewone verblijfplaats, de werkplek of de plaats van de vermeende inbreuk op de gegevensbescherming.
31. Noodzaak van bepaalde informatie
Bepaalde gegevens zijn vereist zodat we transportverzoeken kunnen verwerken of contracten kunnen uitvoeren.
Deze kunnen onder andere omvatten:
- contactgegevens
- afhaalplaats
- bestemming
- informatie over de goederen
- informatie relevant voor facturering
Zonder deze informatie kan een transport mogelijk niet worden aangeboden of uitgevoerd.
Andere informatie is vrijwillig.
32. Wijzigingen in deze privacyverklaring
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen als een van de volgende zaken verandert:
- onze diensten,
- technische processen,
- gebruikte dienstverleners,
- wettelijke vereisten
op een relevante manier.
De huidige versie die op SeaFly.ai is gepubliceerd, is van toepassing.
Per: oktober 2026